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      職場筆記:善用“云”和標簽化來管理資料

      時間:2020年03月19日 作者: 來源: 督導的建議

      昨天兒子在家用我的電腦上網課。不一會,我隱隱約約聽到抽泣的聲音從他的房間里傳了出來。我聞聲走了進去,只見他焦急地看著電腦屏幕,不知所措,淚水趟滿了面頰。

      “這是怎么了,你怎么還哭上了呢?”我問道。

      “爸爸,我不小心按了鍵盤,結果,電腦就變成這樣了...”兒子一邊哭泣一邊說。

      我走近一看,原來是兒子不小心了點錯了桌面上的指示鍵盤,電腦啟動不了了。

      “爸爸,我把你電腦上的資料弄沒了,我也沒法上課了”兒子繼續解釋到。原來是害怕我知道后訓他,所以才躲在這里著急地哭泣的。

      “哦,原來這樣呀,來先擦干淚,看爸爸怎么給你找回來。”

      電腦死機

      一、把“資料上傳到云“養成一種習慣

      我是從百度云上找回了我全部的資料。有一年,我寫一本小說,當寫到10萬字的時候電腦突然死機,資料全無。自從那時起,我就學會在“D盤”、“E盤”上備份資料,再后來就選擇了定期在云盤上存儲重要的信息和資料,并一直堅持到現在。

      猶如大廚手中的炒勺,醫生手中的手術刀,資料就是我們在職場中的“槍支和彈藥”。

      另外,云服務的好處在于多端的互動性,你在電腦上編輯一個東西放在手機上可以繼續編輯,這其實使得我們可以隨時隨地調取和查看各類重要資料。

      習慣成自然

      二、將資料標簽化

      當資料少的時候,我們可以保持在“DE”盤,但當資料越來越多的時候,就得給資料“搬個新家”。

      這個“新家”的“樓層布局”你的熟悉,搜索功能要好;“樓層”(標簽層級)不要超過4,一層標簽不要超過3個,二層標簽不要超過10個,三層、四層標簽以個人工作實際情況進行細分設定。

      比如我的一級標簽中,1個是工作,1個是興趣,另一個是歷年備忘錄。

      云端管理

      三、怎樣給資料打標簽

      1、基礎信息類標簽

      一般包含年月日、事件、人物這些都是資料的基本屬性,讓人一目了然。

      2、工作操作類標簽

      這類標簽以每個人工作的操作行為為依據,包括計劃、表格、圖片、視頻、PPT、文檔等,這些標簽都依附于基礎信息之下,為子目錄或孫目錄。

      3、明細標簽

      這類標簽就是該資料的具體說明。比如“2018年年會視頻(15)”中“2018年”就是基礎信息類標簽;“相片”就是工作操作類標簽;“年會”、“15”就是明細標簽。需要指出的是每個人的工作操作方式不盡相同,所以我所用的資料歸類方法只是歸類法其中之一,并不是唯一。

      每當有新的資料產生的時候,就要先進行歸類,按照類別給不同的資料打上標簽,由于云端的資料標簽和現有的是一致的,所以,上傳資料到云端是件非常容易的事情。

      來源:

      https://baijiahao.baidu.com/s?id=1661364279647283818&wfr=spider&for=pc

       

       

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